La face cachée de la contactologie : tout ce que personne ne vous apprend

La face cachée de la contactologie : tout ce que personne ne vous apprend

Derrière chaque porteur de lentilles satisfait, se cachent des heures de travail que personne ne voit

Par Marina Barthe

On pense souvent que faire de la contactologie, c’est faire des consultations, regarder la lentille au biomicroscope et que tout se résout comme par magie. Quand certains pros de la profession te posent la question « Alors tu consultes tous les jours au cabinet ? », cette question me montre bien l’incompréhension des professionnels d’une activité de contactologie. Car pour qu’il y ait des consultations, il faut aussi tout un temps dédié à l’administratif de ces consultations, qui prend plus ou moins de temps selon les dossiers gérés. On va effectivement passer moins de temps sur une lentille multifocale souple, que sur une lentille sclérale ou orthokératologie. Donc tu peux être à 100% dans ton activité, mais il y a un temps pour les consultations, et un temps pour la gestion administrative. Ça, je l’ai compris avec le temps, car quand j’ai vu que je ramenais mes dossiers à la maison le soir après mes consultations, que j’y passais mes week-end pour ne pas prendre du retard car j’avais des mails importants à envoyer la technique des laboratoires, je me suis dit que si continuais comme cela longtemps, je n’aurai plus de vie à côté, et ça sur le long terme, c’est destructeur..

Ce qui se passe quand le patient n’est plus là

De manière très détachée et factuelle, une consultation en lentilles de contact te permet :

• De prendre connaissance des besoins du porteur
• De récolter toutes les informations possibles pour pouvoir réfléchir, calculer, et prendre des décisions
• Expliquer le déroulé de la suite au patient

Les consultations sont donc dédiées uniquement pour ton patient, c’est ton moment à toi avec lui.

Quant aux décisions, tu les prends en fonction de ton expérience et de la difficultés des cas, tu peux soit les faire pendant la consultation, ou soit plus tard si tu juges que tu as besoin de temps pour réfléchir, ou calculer une lentille.

Par exemple, durant une consultation, je me dis : « Tiens, je vais essayer la lentille progressive X pour voir ce que ça donne niveau vision de loin, car je sais qu’en général j’ai de bons retours, je prends 10 secondes pour savoir quelle correction je vais poser ». En revanche, je ne me dit jamais pendant une consultation : « Tiens pour débuter sa lentille d’orthokératologie, je vais prendre un diamètre de 10,60, un K de 7,80, un M 4,00, et un P de 7,90 », car il vaut mieux prendre le temps d’une grande concentration pour bien analyser la topographie de la personne, checker tous les indices qui feraient que ça va t’embêter pour ton équipement lentille. Je préfère prendre 5 à 10 minutes maintenant, mais qui me feront gagner 30min ou 1h plus tard car j’aurai potentiellement évité 1 ou 2 rdv de trop, tout simplement parce que j’ai réfléchi sur le cas. Ton porteur aussi t’en remerciera !

Et quand tu réalises une journée de consultation, il n’est pas rare de te trouver à la fin de tes consultations avec :

• 2 lentilles OrthoK à calculer, ou ajuster les paramètres
• 1 cas de lentille sclérale à étudier parce qu’il y a une complication chelou
• 1 kératocone qui te donne du fil à retordre avec la LRPG
• Des lentilles progressives où tu tournes en rond et que tu te dis que tu es forcément passé à côté de quelque chose

Et puis quand tu te poses sur quelques dossiers, tu te dis ;

• Oulala ce kératocone, je pense que je vais serrer un peu + le r0, mais ça va quand même beaucoup plus appuyer en milieu périphérie, j’ai peur que ça frotte, peut-être je vais plus ouvrir l’EL pour favoriser la circulation des larmes. Attend, je suis limitée en terme de fabrication lentilles, je vais faire un mail au laboratoire avec mes observations et images fluo pour leur demander leur avis
• Rha mince, pour la lentille sclérale, il me faudrait aplatir la portion sclérale mais que sur une portion, j’hésite entre +2 et +3, et je ne sais plus dans quel sens je commande la lentille : APS0° 0, APS90° +2, APS180° 0, APS270° +5 ou autrement ? Je ne voudrais pas qu’ils me fabriquent une mauvaise lentille, je vais demander confirmation au labo

Et entre-temps :

• Tu dois rédiger 4 comptes-rendus par rapport à tes consultations de tes journées
• Tu dois commander 8 lentilles
• Tu as reçu 10 mails à traiter
• Tu n’avais pas eu temps d’ouvrir tes 5 colis de livraison lentilles car tu as fini en retard tes consultations
• Quelqu’un te demande de le rappeler pour t’expliquer un problème
• Quelqu’un veut te voir en urgence

Moralité, en une journée de consultation, tu t’es construit un administratif qui peut soit te prendre 20 minutes, soit te prendre 2h… Ecrire un mail à la technique c’est long parfois, car tu dois tout leur expliquer. Ensuite, faut lire leur réponse, puis prendre une décision.

En tout cas, après 10 ans d’exercice libéral en créant une activité de 0, voici mon quotidien où chaque journée, je me retrouve avec une tonne d’administratif à faire. Et ça, personne ne le voit. Sauf toi !

Pendant des années, j’ai réussi à bien le gérer, mais depuis que mon activité a grandi, elle a passé un cap avec une quantité importante de patient à mon actif, qui me génère vraiment beaucoup plus d’administratif.

C’est ainsi que j’ai compris que malgré toutes mes dispositions, je n’avais pas réussi à assez bien organiser mon activité en terme d’administratif, et je ne lui avais pas donné une place assez importante.

Le travail invisible est souvent celui qui créé le plus de valeur

Je pourrais me dire « les comptes-rendus me prennent trop de temps, je n’en fais plus », mais je perdrai toutes mes collaborations professionnelles, et laisserai les patients se heurter à des refus constants des médecins ophtalmologistes.

Je pourrais me dire « je n’écris plus aux laboratoires, ça prend trop de temps », mais le laboratoire me dira plus tard « Marina, tu as eu besoin de trop de lentilles pour ce cas là, on ne peut plus continuer comme cela »..

Je pourrais me dire « je ne réponds pas aux mails », mais tu passes à côté de potentielles urgences telle que « j’ai sorti ma lentille orthoK ce matin, mais depuis 3h j’ai l’œil rouge qui me fait mal ».

Je pourrais me dire « holala le temps que je perds à aller me présenter aux ophtalmologistes ! », mais si tu ne le fais pas, tu n’es pas connu aux yeux des professionnels et ils ne travailleront pas avec toi

Je pourrais me dire « je délègue la commande lentilles aux opticiens » , mais c’est le risque que ton patient tombe sur un opticien qui ne contrôle pas les lentilles à la réception alors qu’il y a une erreur, le risque qu’il décide de commander une autre lentille pour raison de politique commerciale, le risque qu’il détruise la prise en charge que tu as construit avec ton patient. Je n’aime pas ce passage, mais c’est malheureusement la triste réalité que j’ai vu quand j’ai travaillé en cabinet d’ophtalmologie, ou même encore maintenant. J’évite au maximum que la commande des lentilles de spécialités soit faite auprès d’un opticien Lambda, car je n’ai que des problèmes ! J’ai parfois honte pour ma profession d’origine..

Donc tout ce travail totalement invisible, est pourtant totalement primordial et important, pour le bon suivi de ton patient, et le bon déroulement de ton activité, surtout si tu souhaites qu’elle dure. Un patient satisfait, c’est un patient où tu as trouvé la solution et qui ait vécu une bonne expérience d’accompagnement, et c’est ce service là que j’ai envie de donner à mes porteurs.

Il te faut donc prévoir un temps d’administratif dans ta pratique contacto, je l’estime environ à 25% du temps de consultation. Et tout ton travail, c’est aussi de te poser les questions de « comment puis-je réduire ce temps d’administratif ? », pour optimiser ton temps, et consacrer plus de temps avec tes patients, et moins de temps avec ta paperasse.

Durant le développement de mon activité, j’ai mis en place pleins de choses ! Ma meilleure décision professionnelle est de travailler avec ma secrétaire Angélique, qui va être en relation directe avec les patients, prise de RDV, dispatcher les mails, sélectionner ce qui est urgent ou pas, rédiger les comptes-rendus et les envoyer aux médecins, gérer une partie de ma comptabilité. Sans elle, je ne pourrais pas mener mon activité comme je le fais aujourd’hui. Elle est un gros pilier de mon activité !

J’ai également mis en place des templates de comptes rendus, ainsi je ne consacre à dicter/écrire que la partie clinique, j’ai investi dans un logiciel de travail collaboratif, j’ai opté pour une page de prise de RDV en ligne pour limiter l’administratif lié aux RDV (prise, annulations, déplacements de RDV), je me créé des raccourcis texte qui m’écrit un bloc de texte, j’ai modifié l’organisation interne de mon cabinet pour avoir un écran & clavier juste à côté de mon matériel, j’ai informatisé toutes mes consultations contacto.

Bref, j’ai réfléchi, et je réfléchis encore, à toute organisation qui me permet d’être plus efficace dans mon quotidien. Et ce que je mets en place aujourd’hui, je sais que je me remercierai dans 1 ou 2 ans. Aujourd’hui, je me remercie de ce que j’ai fait il y a 2 ans !

Des outils prêts à l’emploi

Dans ma formation en ligne du Kit Pro en consultations de lentilles de contact, ou accompagnement en présententiel de « Construire et développer une activité de contactologie », je t’explique en détail mon organisation, et te donne les ressources que j’ai créé pour que tu puisses les utiliser directement, ça peut te faire gagner un temps fou !

Mes template de dossier contacto que je réalise avec Powerpoint (pratique pour envoyer aux labos, ils kiffent ;) ), mes templates de compte-rendus, de devis d’équipement lentilles… Et en plus d’avoir ces documents,  je t’explique comment t’en servir, comment rédiger un compte rendu, comment expliquer aux porteurs le déroulement de ta prise en charge.

Je parle aussi de mes protocoles de prise en charge, de comment calculer ses honoraires en prenant en compte l’administratif, ou encore les PVPP (Pas venus pas prévenus).

C’est en fait un condensé de 20 ans d’expérience, 20 ans de leçons de la vie professionnelle, d’une activité de contactologie que personne ne t’a apprise, et c’est clairement ce qui va te permettre d’être plus efficace, plus vite, et pouvoir te consacrer à tes patients, ou à ton développement de ton activité si tu débutes une nouvelle activité ! Pleins de tips, pour construire la pratique qui te ressemble et que tu souhaites donner à tes porteurs.

Ces deux formations sont des accompagnements, où je me rends disponible pour toi, car chaque projet est différent ! Installation en magasin, en cabinet d’ophtalmologie, en indépendant, tout est possible mais tout est différent !

La formation en ligne du Kit Pro, c’est entre 3 à 4 sessions de formations par an, avec un accompagnement de 1 mois et demi. Pour candidater pour les prochaines sessions, clique sur ce lien.

La formation d’accompagnement 3 mois avec jours en présentiel de « Construire et développer une activité de contactologie », c’est une session une fois par an, clique sur ce lien pour voir la prochaine session.

Je suis toujours ravie d’accompagner les professionnels, car je reste convaincue que c’est par une activité de terrain, que l’on changera les futures dispositions légales de notre pays en ce qui concerne notre profession, et qu’on optimisera le port de lentilles de contact en France (qui un pays très mauvais en terme de taux de pénétration). Quoi de mieux qu’une profession très bien formée, et déjà active sur le terrain pour pouvoir obtenir une place plus visible dans le paysage français, et développer en national la contactologie ?